Mercadolibre美客多新卖家必看|KYC审核之股东说明书填写攻略

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根据监管部门的规定,若跨境卖家需要在美客多各站点进行销售,则需要向美客多提供自己及其业务的信息,即卖家信息核验流程(Know Your Customer,简称KYC)。

KYC 认证的主要目的是通过降低身份盗用风险以及收集有关贵公司的信息来确保您的跨境业务的安全。

美客多跨境卖家身份核验流程共有如下7个步骤:

■ 卖家公司营业执照信息填写;■法定代表人信息填写;■营业执照上传;■公司股东说明书填写上传;■身份证件上传;■动态人脸验证;■材料递交成功;

不太熟悉审核流程的卖家朋友请点击自行复习吧~

今天,我们来沉浸式体验公司股东说明书填写流程,提前规避填写过程中的常见错误,缩短您的卖家身份审核周期,尽快开展美客多跨境销售!

公司股东说明书填写步骤

> 表格开头部分按照红色提示填写

签署人[1 法定代表人姓名(香港公司填写被授权董事姓名)]系[2 公司成立国家地区]成立的 [3 公司类型/类别 ]–[4 公司中文名全称(香港公司:英文名全称)] (下称”本公司”) 的 [5 职位:法定代表人(香港公司:董事)];经公司授权代表公司签署和递交本公司股东证明书,并做如下声明:

Note 3: 大陆公司类型需与中国大陆营业执照显示的“类型”保持一致;

例如:营业执照内容如下,则note 3公司类型需填写 ”有限责任公司(自然人投资或控股)”

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Note 3:香港公司类型需与注册文件中的“公司类别”保持一致;

例如: 周年报内容如下,则note 3公司类型需填写 ”Private (私人公司)”

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Note 5: 股东说明书的填写人需为公司法人(香港公司需为被授权董事)。因此,Note 5 首先中国大陆公司确保添加“法定代表人”一职(香港公司确保添加“董事”一职)。除法定代表人外(香港公司除董事外)的职位,补充填写1-2个重要职位即可(此项补充非必须)。

例如:法人张三在大陆公司担任职位有:法人,总经理,监事;则填写 “法人” 或“法人,总经理,监事” 或 “法人,总经理” 或 “法人,监事” 均可。

>表格1请按照红色提示填写

1.下表包含本公司的股东名单及相关持股信息:

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划重点

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请填写公司所有持股股东全名,股东包括公司和自然人。

股东名单需要包括:股东公司B, 张三,李四;

持股比例需要包括直接持股比例加间接持股比例。间接持股比例将公司股权层级及各层级实际占有的股权或者表决权比例相乘求和计算。

●张三对公司A的持股比例需填写 55%:直接(10%)+ 间接(90*50%=45%)=55%

●李四对公司A的持股比例需填写 45%:间接(90*50%)=45%

> 表格第2条请按照红色提示填写

2.本公司是否为上市公司:是/否 (非上市公司请 划掉 “是“ )

这个问题的对象是被审核公司本身是否上市,不考虑股东上市情形。

> 表格3请按照红色提示填写

3. (不适用于上市公司)下表包含直接或间接拥有本公司至少25%或以上权益份额的自然人(即最终受益人):

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划重点

直接或者间接拥有超过25%公司股权或者表决权的自然人是判定公司受益所有人的基本方法。需要计算间接拥有股权或者表决权的,按照股权和表决权孰高原则,将公司股权层级及各层级实际占有的股权或者表决权比例相乘求和计算。

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表格3一般只需填写直接或者间接拥有超过25%公司股权或者表决权的自然人。

例如:图例股权中只有李四最终持股>25%,因此只需要填写李四的全名,证件号码,持股比例,国籍,出生日期,居住地址等具体信息。

●李四最终持股:90*80%=72%

●王五最终持股:90*20%=18%

● 张三最终持股:10%

> 表格4请按照红色提示填写

4. (不适用于上市公司)下表包含除上述表格所列最终受益人之外,即使所持权益份额占比小于25%,仍对本公司拥有最终控制权的自然人:

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划重点

此表格内容非必填项(按照实际情况填写即可),仅当公司股权未识别出25%或以上的自然人时,此项为必填。

例如:下图中无自然人持股直接或者间接拥有超过25%公司股权;因此,下图情况表格4为必填项。需要填写即使对公司持股不足25%甚至不持股,但是对公司的决策、经营、管理形成有效控制或者实际影响的实际控制人。

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如果未识别出直接或者间接拥有超过25%公司股权或者表决权的自然人,应当考虑将通过人事、财务等方式对公司进行控制的自然人判定为受益所有人,包括但不限于:

● 直接或者间接决定董事会多数成员的任免;

●决定公司重大经营、管理决策的制定或者执行;

●决定公司的财务预算、人事任免、投融资、担保、兼并重组;

●长期实际支配使用公司重大资产或者巨额资金等。

> 表格第5条请按照红色提示填写

5. 请在下表中填写本公司法定代表人(香港公司填写被授权董事)的个人信息并添加法定代表人(香港公司添加被授权董事)本人签字:

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*为必填项,点击查看大图

兹证明,以下签署人已于 2023 年 01 月 15 日 (签署日期应在有效期内,不应超过6个月)代表公司签署了本证书。

公司(盖章): 请加盖公司正式公章,电子章、财务章、合同章无效。

法定代表人(签字): 必须法人(香港公司必须被授权董事)手签(不接受电子签名和打印签名)

请确保所有提交材料中的信息一致,签字需要法定代表人本人(香港公司需要被授权董事本人)亲自签署。

表格第5部分签字可留空,确保在加盖公章部分下面添加法人本人签字(香港公司添加被授权董事签字)即可。

股东说明书填写常见错误

错误1:公司股东说明书提交材料不正确,提交错误或者无效的文件类型。

股东说明书需要卖家在身份审核环节对应页面下载统一格式的模板(可供下载的模板由蓝色字体标识Company Certificate或者股东说明书 )。然后根据公司的实际股权分布情况按照具体要求披露股东及受益人信息后,加盖公司公章和法定代表人签字再扫描上传。请勿重复上传营业执照,法人身份证件等与股东及受益人信息无关的材料。

错误2:提交的公司股东说明书不完整,经过无效拼接,难以辨认。

请提交完整版本的股东说明书扫描件,确保每一页内容完整,清晰可读。切勿随意删减股东说明书模板所包含的内容。避免复印件,屏幕截图等多种形式的内容随意拼接。

公司股东说明书退回修改后重新提交时,也请将整份文件重新扫描上传,切勿仅上传修改当页。

错误3:反复提交未经修改的文件信息。

公司股东说明书审核不通过时,后台会提供具体原因以及操作指示。卖家收到审核退回提示时请仔细阅读原因及操作建议确保修改无误后重新提交。如果您多次提交未经修改的文件信息,将会被视为无效提交并直接被拒绝或延迟对您的回复。

错误4:股东说明书中部分信息显示不完整。

股东说明书中部分信息内容较多或过长(如:公司名称、身份证号码、受益人地址等),建议换行填写或者调整字号大小;在扫描前请确保所有内容可以完整展示。避免因为格式或字号设置等原因使得信息显示不完整最终无法通过。

错误5:股东说明书中的公司类型/类别填写与营业执照等公司证件内容不符。

股东说明书表头内容需按照公司最新版本营业执照(香港公司为最新周年报)内容填写。因此表头部分的公司类型一栏(note 3)应对应营业执照 “类型” 栏所显示内容。香港公司则对应周年申报表的“公司类别” 栏所显示内容。请确保填写完整准确,避免内容遗漏缺失。

错误6:股东说明书中的填写人职位不符合要求。

股东说明书要求由公司法定代表人本人填写并提交(香港公司要求被授权董事本人填写提交)。因此表头部分的填写人职位一栏(note 5)应至少添加“法定代表人”一职。(香港公司至少添加“董事”一职)如果该填写人在公司同时担任其他重要职位的可一并补充填写,注意请勿遗漏法定代表人(香港公司被授权董事)职位。

错误7:股东说明书中*股东名称(自然人/公司)* ,填写不完整。

股东说明书第一个表格中股东名称(自然人/公司)需要填写您公司股权架构图中所有涉及到的公司和自然人名单;并非只有25%以及以上部分。

错误8:股东说明书中*本公司是否为上市公司”填写对象错误。

股东说明书中是否上市一栏的针对对象是卖家身份验证公司本身。当且仅当验证公司自己是上市公司时,此栏需填写“是”。其他情况应该选择”否”。(建议使用打勾、圆圈涂黑,划掉错误答案等较能显著分辨的选择形式。)

错误9:股东说明书中* 自然人姓名* 填写信息不完整

股东说明书第二个表格中自然人姓名需要填写您公司股权架构图中所有涉及到的所持权益份额占比≥25%每一位自然人的姓名,证件号码,持股比例,国籍,出生日期,地址信息。

股东说明书第三个表格中自然人姓名需要填写即使所持权益份额占比小于25%,仍对本公司拥有最终控制权的每一位自然人的姓名,证件号码,持股比例,国籍,出生日期,地址信息。(请按照实际情况填写,当且仅当公司没有持股≥25%的自然人时此项为必填)

错误10:股东说明书中出现的法定代表人(香港公司被授权董事)信息与身份验证所提交的证件信息不一致。

当法定代表人(香港公司被授权董事)为公司的受益人情况时,需要按照法人(香港公司被授权董事)提交的身份证件依次填写姓名,证件号码,持股比例,国籍,出生日期,地址等信息。切勿出现填写信息与证件信息不一致的情况。

错误11:股东说明书未加盖公章,或者添加合同章电子章。

股东说明书最后一页需要加盖公司的正式公章。财务章,合同章和电子章均视为无效。

错误12:股东说明法人签字出现不同版本或与所提交其他验证材料不符。

请确保股东说明书由法人(香港公司由被授权董事)亲自完成并签字。文件最后一页有两处签字位置,建议在加盖公章位置签署法人(香港公司被授权董事)姓名即可,如果两处均添加签字请确保由法人(香港公司被授权董事)本人签署,不接受代签。尽量保证用统一字体签署公司文件,避免不同文件中字体字迹不一致导致审核不通过。

错误13:股东说明未添加签署日期,签署日期有误或者不符合预期。

请在股东说明书最后一页相应位置添加签署日期。为保证审核信息的更新与同步,该日期应该至少在6个月内。

股东说明书填写常见问题解答

Q

公司最终受益人如何判定?

直接或者间接拥有超过25%公司股权或者表决权的自然人是判定公司受益所有人的基本方法。如果未识别出直接或者间接拥有超过25%公司股权或者表决权的自然人,应当考虑将通过人事、财务等方式对公司进行控制的自然人判定为受益所有人(即实际控制人)。

Q

公司股东或者受益人间接持股比例应该如何计算?

需要计算间接拥有股权(或者表决权)的,按照股权(和表决权)孰高原则,将公司股权层级及各层级实际占有的股权或者表决权比例相乘求和计算。

Q

公司股东说明书中的持股比例应该填写直接比例持股还是间接持股比例?

股东说明书中所有涉及到的持股比例均为该股东或受益人持股被审核公司的最终比例,即 直接持股比例与间接持股比例之和。

Q

公司股东证明书中“所持权益份额占比小于25%,仍对本公司拥有最终控制权的自然人”是什么意思?

对公司实施最终控制不限于直接或间接拥有超过25%公司股权或者表决权,还包括其他可以对本公司的决策、经营、管理形成有效控制或者实际影响的任何形式,需按公司真实情况填写。

实际控制人判定:“如果未识别出直接或者间接拥有超过25%公司股权或者表决权的自然人,应当考虑将通过人事、财务等方式对公司进行控制的自然人判定为受益所有人,包括但不限于:直接或者间接决定董事会多数成员的任免;决定公司重大经营、管理决策的制定或者执行;决定公司的财务预算、人事任免、投融资、担保、兼并重组;长期实际支配使用公司重大资产或者巨额资金等”

Q

公司股东证明书中“所持权益份额占比小于25%,仍对本公司拥有最终控制权的自然人”是否必须填写?

此项内容非必填项,请按公司真实情况填写。仅当公司股权不存在25%或以上的自然人时,此项为必填。

Q

除公司股东证明书外,是否需要额外提供股权架构图?

一般来说,中国大陆公司仅需提供股东证明书,若公司存在较为复杂的股权结构,或需一并提供公司股权架构图配合核验。

Q

我的公司为上市公司子公司,上市公司上面有几百个股东以及受益人无法在股东说明书第一个表格中一一填写怎么办?

如果公司股权结果涉及到上市公司的,请确保在第一个表格中完整填写您与上市公司之间涉及到的所有公司股东名单,以及上市公司以上≥25%的公司和自然人股东名单(如有);上市公司以上如无≥25%的公司和自然人股东,则只填写您与上市公司之间涉及到的所有公司股东名单(包括上市公司本身)即可。

Q

我的公司部分股权为国有控股,国有部分无法穿透至自然人怎么办?

如果公司股权结果涉及到国有持股的,请确保完整披露客户与国资委之间涉及到的所有公司股东名单即可;国有持股之外的股权部分仍然需要按照要求完整披露所有股东及自然人。

Q

我的公司股权穿透至最后,所有自然人持股都小于25%,怎么填写股东说明书最终受益人和实际控制人?

如果无自然人直接或者间接拥有超过25%公司股权;股东说明书最终受益人部分(第二个表格)可不填。在实际控制人部分(第三个表格)需要按要求填写即使对公司持股不足25%甚至不持股,但是对公司的决策、经营、管理形成有效控制或者实际影响的实际控制人。

Q

我的公司受益人地址应该如何填写?

公司受益人为中国大陆居民的,请按照有效身份证件上面的地址进行填写。受益人为非中国大陆居民的请填写有效永久居住地址。

Q

我公司最终受益人是外国人,是否可以填写邮政信箱(PO Box)?

受益人地址应为有效永久居留地址。如果遇到特殊情况只能填写邮政信箱的,需要额外提供情况说明以及近六个月内附带该邮箱地址的受益人同名银行流水等辅助材料进一步审核。

Q

我的股东说明书已经根据审核团队提示修改无误,为什么系统无法上传文件只能修改输入信息?

更新已经提交的公司文件(如股东说明书)时,如果审核页面出现蓝色按钮“Upload Document”和 “Update Information”,请选择“Upload Document (上传文件)” 后重新上传相应文件。

如果您错误选择了“Update Information(更新信息)” 则只能修改填写信息,无法上传文件。

Q

我的香港股东说明书内容正确,审核团队提示我系统缺少一位受益人信息是什么意思,我应该如何补充添加?

香港公司需要在系统提交所有≥25%的最终受益人和实际控制人(如有)信息。如果您只添加了一位或者部分≥25%的最终受益人或者遗漏了股东说明书中披露的实际控制人,将会收到以上提示信息。

补充添加受益人信息时,如果审核页面出现“Upload Document” 和“Update Information”两个蓝色按钮,请选择“Update Information (更新信息)” 后进一步选择“Add Shareholders or Partners (添加股东或合伙人)” 按钮补充遗漏信息。

如果您错误选择了“Upload Document (上传文件)” 则只能上传更新文件,无法修改填写信息。

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